Você é administrador de fato? Descubra os riscos ocultos

Muitos empresários, sócios ou até mesmo consultores tomam decisões em nome da empresa sem estarem formalmente nomeados como administradores no contrato social ou na junta comercial. Essa atuação informal, por vezes tida como natural no cotidiano das sociedades empresárias, pode gerar graves riscos jurídicos, inclusive de responsabilização pessoal por dívidas e atos ilícitos da empresa.

Neste artigo, esclarecemos o que caracteriza o chamado administrador de fato, quais são as implicações legais dessa condição e os principais cuidados que devem ser adotados para evitar surpresas desagradáveis em execuções fiscais, trabalhistas ou ações de desconsideração da personalidade jurídica.

1. O que é o administrador de fato?

O administrador de fato é aquele que, embora não tenha sido nomeado formalmente como administrador da sociedade, exerce, de maneira contínua ou relevante, atos típicos de gestão empresarial. Pode ser um sócio, um terceiro, um familiar ou até mesmo outro empregado que toma decisões estratégicas, autoriza pagamentos, assina contratos ou representa a empresa perante terceiros.

Diferencia-se do administrador de direito, que é a pessoa designada no contrato social ou estatuto da empresa, com poderes e atribuições específicas e registradas nos órgãos competentes (Junta Comercial, Receita Federal etc.).

2. Quais os riscos para o administrador de fato?

A atuação como administrador de fato pode gerar responsabilidade pessoal e patrimonial direta, especialmente nos seguintes contextos:

·         Execuções fiscais: o administrador de fato pode ser responsabilizado por dívidas tributárias da empresa, com base no art. 135, III, do Código Tributário Nacional, que trata da responsabilização pessoal de quem tiver agido com excesso de poderes, infração à lei ou ao contrato social.

·         Ações trabalhistas: a jurisprudência trabalhista admite a responsabilização pessoal do administrador de fato, sobretudo quando há desrespeito à legislação trabalhista, como ausência de registro, não pagamento de verbas rescisórias ou desvio de função.

·         Desconsideração da personalidade jurídica: o administrador de fato pode ser incluído como litisconsorte passivo em ações que buscam redirecionar a cobrança para os bens pessoais de quem praticou atos com abuso da personalidade jurídica, desvio de finalidade ou confusão patrimonial.

·         Responsabilidade por atos ilícitos: contratos assinados ou decisões tomadas pelo administrador de fato em nome da empresa podem ser contestados judicialmente, além de gerar responsabilização civil e até penal, a depender do caso.

3. O que diz a jurisprudência sobre o tema?

Os tribunais brasileiros têm reconhecido com frequência a existência de administradores de fato, com base em provas documentais e testemunhais que demonstrem o exercício contínuo da função de gestão, ainda que ausente o registro formal.

Exemplos de julgados relevantes:

“A responsabilidade por dívidas tributárias pode ser estendida ao administrador de fato, desde que demonstrada a prática de atos de gestão com infração à lei ou aos estatutos.”(STJ – AgRg no REsp 1.150.464/SP)

“Respondem solidariamente o administrador de direito e o de fato quando comprovado que ambos atuaram na condução dos negócios da sociedade, com poderes decisórios.”(TRT-2 – RO 1000121-74.2020.5.02.0010)

4. Como saber se você é um administrador de fato

Você pode estar atuando como administrador de fato se:

·         Autoriza ou realiza pagamentos relevantes da empresa;

·         Representa a empresa em reuniões com fornecedores, bancos ou órgãos públicos;

·         Participa da tomada de decisões estratégicas;

·         Define contratações e demissões de empregados;

·         Assina contratos, termos ou documentos da empresa, mesmo informalmente;

·         Determina políticas internas, operações comerciais ou atos de gestão.

Ainda que essas ações sejam realizadas com boa-fé ou com autorização tácita de outros sócios, a responsabilização pode ocorrer se houver prejuízos, irregularidades ou omissões legais.

5. Como se proteger: orientações práticas

Para evitar a caracterização de administrador de fato e seus respectivos riscos, recomenda-se:

·         Evitar exercer funções típicas de gestão sem nomeação formal no contrato social ou ata registrada;

·         Caso atue na administração, solicitar a inclusão como administrador de direito, com delimitação clara de poderes e deveres;

·         Manter documentação de respaldo para toda decisão relevante, com aprovação dos administradores formais;

·         Restringir a atuação à condição de sócio investidor ou conselheiro, caso não participe da rotina operacional da empresa;

·         Formalizar contratos de consultoria ou assessoria sem assumir poderes de decisão direta.

6. Considerações finais

Atuar como administrador de fato pode parecer inofensivo à primeira vista, mas representa um dos maiores pontos de vulnerabilidade jurídica para empresários e sócios. Em situações de crise, litígios ou execuções, a ausência de formalidade pode custar caro — inclusive com a penhora de bens pessoais, redirecionamento de dívidas ou bloqueios judiciais.

A prevenção e a clareza documental são os melhores instrumentos para resguardar direitos e limitar responsabilidades. A assessoria jurídica contínua também é essencial para estruturar de forma segura a administração das empresas, especialmente em grupos econômicos, holdings ou estruturas familiares.