¿Es usted un administrador de facto? Descubra los riesgos ocultos

Muchos empresarios, socios o incluso consultores toman decisiones en nombre de la empresa sin estar formalmente designados como administradores en el contrato social o ante el registro mercantil. Esta actuación informal, a menudo considerada natural en la vida cotidiana de las sociedades empresarias, puede generar graves riesgos jurídicos, incluyendo la responsabilidad personal por las deudas y los actos ilícitos de la empresa.

En este artículo, aclaramos qué caracteriza al denominado administrador de facto, cuáles son las implicaciones legales de esta condición y las principales precauciones que deben adoptarse para evitar sorpresas desagradables en ejecuciones fiscales, demandas laborales o acciones que busquen levantar el velo corporativo.

1. ¿Qué es un administrador de facto?

Un administrador de facto es aquel que, aunque no haya sido formalmente nombrado como administrador de la sociedad, ejerce de manera continua o significativa actos típicos de la gestión empresarial. Puede ser un socio, un tercero, un familiar o incluso un empleado que toma decisiones estratégicas, autoriza pagos, firma contratos o representa a la empresa ante terceros.

Este rol se diferencia del administrador de derecho (de jure), que es la persona designada expresamente en el contrato social o estatutos de la empresa, con poderes y atribuciones específicas debidamente registradas ante las autoridades competentes (Registro Mercantil, Hacienda, etc.).

2. ¿Cuáles son los riesgos para el administrador de facto?

Actuar como administrador de facto puede generar responsabilidad personal y patrimonial directa, especialmente en los siguientes contextos:

·         Ejecuciones fiscales: el administrador de facto puede ser responsabilizado por las deudas tributarias de la empresa, con base en el art. 135, III, del Código Tributario Nacional brasileño, que prevé la responsabilidad personal de quien actúe con exceso de poderes, infracción de la ley o del contrato social.

·         Demandas laborales: la jurisprudencia laboral admite la responsabilidad personal del administrador de facto, sobre todo cuando se vulnera la legislación laboral, como la falta de registro de empleados, el impago de indemnizaciones o el desvío de funciones.

·         Levantamiento del velo corporativo: el administrador de facto puede ser incluido como demandado en procesos que buscan redirigir la ejecución hacia los bienes personales de quien haya cometido actos de abuso de la personalidad jurídica, desvío de finalidad o confusión patrimonial.

·         Responsabilidad por actos ilícitos: los contratos firmados o decisiones adoptadas por el administrador de facto en nombre de la empresa pueden ser impugnados judicialmente, además de generar responsabilidad civil e incluso penal, dependiendo del caso.

3. ¿Qué dice la jurisprudencia sobre el tema?

Los tribunales brasileños han reconocido con frecuencia la existencia de administradores de facto, basándose en pruebas documentales y testimoniales que demuestran el ejercicio efectivo y continuo de funciones de gestión, aun sin registro formal.

Ejemplos relevantes:

·         “La responsabilidad por deudas tributarias puede extenderse al administrador de facto, siempre que se demuestre la práctica de actos de gestión en infracción de la ley o de los estatutos.” (STJ – AgRg en REsp 1.150.464/SP)

·         “Responden solidariamente el administrador de derecho y el de facto cuando se comprueba que ambos actuaron en la conducción de los negocios de la sociedad, con poderes decisorios.” (TRT-2 – RO 1000121-74.2020.5.02.0010)

4. ¿Cómo saber si usted actúa como administrador de facto?

Puede considerarse administrador de facto si usted:

·         Autoriza o realiza pagos relevantes de la empresa;

·         Representa a la empresa en reuniones con proveedores, bancos u organismos públicos;

·         Participa en la toma de decisiones estratégicas;

·         Define contrataciones y despidos de empleados;

·         Firma contratos, acuerdos o documentos corporativos, incluso de manera informal;

·         Establece políticas internas, operaciones comerciales o actos de gestión.

Aun cuando estas acciones se realicen de buena fe o con la aprobación tácita de otros socios, puede surgir responsabilidad si ocurren perjuicios, irregularidades u omisiones legales.

5. Cómo protegerse: recomendaciones prácticas

Para evitar ser caracterizado como administrador de facto y los riesgos correspondientes, se recomienda:

·         Evitar desempeñar funciones típicas de gestión sin nombramiento formal en el contrato social o acta registrada;

·         Si participa en la administración, solicitar su inclusión como administrador de derecho (de jure), con delimitación clara de poderes y deberes;

·         Mantener documentación de respaldo para toda decisión relevante, con aprobación de los administradores formales;

·         Restringir su actuación a la condición de socio inversor o consejero, si no participa de la rutina operativa de la empresa;

·         Formalizar contratos de consultoría o asesoría sin asumir poderes de decisión directa.

6. Consideraciones finales

Actuar como administrador de facto puede parecer inofensivo a primera vista, pero representa uno de los mayores puntos de vulnerabilidad jurídica para empresarios y socios. En situaciones de crisis, litigios o ejecuciones, la falta de formalidad puede resultar costosa — incluso con embargo de bienes personales, redirección de deudas o bloqueos judiciales.

La prevención y la claridad documental son las mejores herramientas para resguardar derechos y limitar responsabilidades. Asimismo, la asesoría jurídica continua es esencial para estructurar de manera segura la administración de las empresas, especialmente en grupos económicos, holdings o estructuras familiares.